第一章总则

第一条为了贯彻落实教育部《普通高等学校学生管理规定》，做好学校学生档案管理工作，促使我校学生档案管理工作规范化、制度化，根据《中华人民共和国档案法》、教育部、国家档案局《高等学校档案管理办法》以及《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等法律、法规，结合我校实际，特制定本办法。

第二条学生档案是学生在校期间形成的，反映学生德、智、体及家庭政治、经济状况的个人档案材料。学生档案是学校考察、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。学生档案管理工作，是贯彻执行党的教育方针，为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作。

第三条学生档案工作是高校档案工作的重要组成部分，学生档案管理必须实行集中统一管理的原则。确保学生档案的完整、准确、系统、安全。

第二章档案管理职责

第四条加强对学生档案工作的领导，学生档案形成部门，分管档案工作的领导，要将学生档案管理工作纳入重要议事日程，定期研究、检查学生档案工作，为学生档案管理创造良好的工作环境和条件。

第五条学生档案种类多，流动性强，利用率高，工作量大。为加强管理，学校成立学生档案管理机构，配备专职人员负责学生档案管理工作。在档案馆下设人事档案部，专门负责学生档案管理。

第六条本（专）新生档案，由教务处招生办统一接收、汇总、整理后按院系转到各学院学生管理办，再由各学院学生管理办按专业、班级学生名册的先后顺序登记造册（一式两份）移交档案馆人事档案部。博士、硕士研究生入学档案由研究生招生办公室统一接收、汇总、整理后按院系转到各学院学生管理办，再由各学院学生管理办按专业学生名册的先后顺序登记造册（一式两份），移交档案馆人事档案部。

第七条各院（系）、处、部要做好学生在校期间形成的档案材料的收集整理工作，在材料形成后一个月内，移交校档案馆人事档案部，并协助档案馆人事档案部做好归档工作。毕业生的档案材料应在每年毕业生派遣前半月内向档案馆归档完毕。

第八条学生档案管理岗位工作职责

（一）接收、鉴别和整理学生档案材料；

（二）办理学生档案的查阅、借阅；

（三）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生情况；

（四）做好学生档案的安全、保密、保管工作；

（五）制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案分析统计工作；

（六）办理其它有关学生档案事项。

第三章档案归档范围

第九条归档的学生档案，必须真实地、历史地、全面地反映学生的成长过程及其有关情况，对部门及个人当前和长远具有参考价值和凭证作用。

第十条学生档案的归档范围：

一、本（专）科学生档案归档范围：

第一阶段高中毕业生登记表；党、团籍材料（志愿书、申请书）；外调政审材料；考核、考察材料；高考报名登记表；健康检查表；入学通知书；部分学生更改姓名的材料等。

第二阶段  新生入学登记表；学年总结鉴定表；成绩单；授予学位决定；学籍异动材料；毕业论文答辩材料；毕业生登记表；奖励材料（含三好学生，优秀党团员、奖学金和优秀学生干部登记表等）；处分材料（包括个人检查、调查报告、校级处分决定或免于、撤消处分的意见等）；就业通知书等。

二、硕士研究生档案归档范围：

第一阶段除有本科学历档案外，应有体检表；硕士研究生录取登记表等。

第二阶段  研究生登记表；学位档案（成绩单、论文开题报告、指导教师综合意见、论文中期报告、学位论文评阅意见书、论文答辩资格审查表、论文答辩情况表、硕士学位审批表、答辩表决票）；毕业生登记表；奖励材料（含三好学生，优秀党团员、奖学金和优秀学生干部等登记表）；处分材料（包括个人检查、调查报告、校级处分决定或免于、撤消处分的意见等）；就业通知书等。

三、博士研究生档案归档范围：

第一阶段  除有硕士研究生学历档案外，应有体检表；报考攻读博士学位研究生登记表等。

第二阶段  研究生登记表；学位档案（博士学位研究生成绩卡、论文开题报告、指导教师综合意见、学位论文答辩申请表、学位论文同行评价汇总意见、答辩委员会成员审批表、论文答辩情况表、博士学位审批表、博士学位论文评议书、论文答辩表决票）；毕业生登记表等。奖励材料（含三好学生，优秀党团员、奖学金和优秀学生干部等登记表）；处分材料（包括个人检查、调查报告、校级处分决定或免于、撤消处分的意见等）；就业通知书等。

四、有工作经历的个人人事档案材料；

五、诚信材料及其它可供学校及社会录用人才时参考的材料。

第四章档案收集与管理 

第十一条学生档案形成部门要重视学生档案的日常收集、积累工作，要将真实反映学生德、智、体方面的材料及时收集归档。

第十二条学生档案管理人员要将收集的材料，认真鉴别，属于归档的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚，并经组织审查盖章后方能归档。

第十三条不属于规定归档的材料，经过鉴别，可视情况分别处理，凡不应归档的退还形成材料的单位处理。

第十四条凡收集的归档材料，要按归档内容分类整理。档案入库前，要更换统一和规范的学生档案袋。

第十五条学生档案材料，不能用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

第十六条学生档案信息记载要准确、规范。学生及学校在填写学生履历等表格时，学生姓名书写要准确，不能写同音字，曾用名要书写，个人不能随意改名。要求身份证、毕业证、学位证、毕业生就业通知书、学籍卡上的姓名应一致，各种表格上的姓名、出生年月应一致。反映声像特征的照片要求是近照；反映父母、亲属政治面貌、工作单位、住址、邮编、电话等情况的文字材料要真实清楚。

第十七条学生录取报到后，应将其人事档案材料以学院、专业、班级为单位收集齐全，移交档案馆，档案馆要对归档的档案进行认真地清理和签收；在职攻读研究生档案可不转入我校。

第十八条因病休学学生的档案应作非在校学生档案妥善保存，复学后，应及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案。

第十九条留级的学生档案，每学年在接到教务处、研究生部通知后，立即将其档案转到所留班级并上名册，将原在班级的名字注销并说明原因。

第二十条退学的学生档案，根据教务处或研究生部开具的退学证明，按其有关规定将其档案转给有关的人事部门保管。

第二十一条经教育厅批准中途转入我校的本（专）科学生，在教务处办理落籍手续后，将其本人档案立即转入我校档案馆人事档案部，编入所在班级。

第二十二条研究生保留入学资格期间档案不转入我校

第二十三条学生在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由学校档案馆保管，刑满释放、解除劳教或重新就业的，档案即按有关规定转入其所在单位或居住地的人事部门保管。

第二十四条学生出国不归、失踪、逃亡，其档案仍由学校档案馆保管。

第二十五条对毕业离校时未落实工作单位的高校毕业生，本人要求人事档案保留在学校的，按规定保留二年，超过二年的，经当地物价部门批准，按学校所在地人才交流中心档案管理收费标准，档案馆可收取毕业生人事档案保管费。收取的档案管理费主要用于毕业生档案管理的有关支出，不得挪作他用。

第二十六条录取为非定向和自筹经费的研究生应在开学一个月内将档案转入研招办，逾期不转者，其责任自负。

第二十七条未按规定的时间报到入学或经审查、健康等原因不符合录取条件被取消入学资格的新生，其档案退回生源地。

第五章档案保管与保护

第二十八条根据安全保密和便于查找的原则，要对学生档案进行严密，科学地保管。

（一）学生档案要有专门的库房，要用铁皮档案柜存放，要有防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等设施。上述安全设施应该常检查。

（二）要保持库房的清洁和库房内适宜的温、湿度（温度要控制在摄氏14度-24度，相对湿度45-65%）。

（三）保管学生档案应建立登记和统计制度，每年核对一次，发现问题及时解决。

第二十九条学生档案管理部门要不断研究和改进学生档案的管理方法和保护技术，逐步实现科学化、标准化和现化化管理。

第六章档案利用

第三十条因工作需要查阅和借阅学生档案，须遵守下列规定：

（一）凡到档案馆查阅学生档案者，须持各院系及有关部门的介绍信；

（二）档案馆要根据规定和需要提供服务利用；

（三）学生档案一般不外借，必须外借时，须说明理由，并经档案馆领导签字批准，方可出馆；

（四）学生个人不能查阅自己的档案材料；

（五）查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定，严禁涂改、抽取、撤换档案材料，若出现此类情况按学校有关规定处理。

（六）档案馆要为毕业生就业提供方便，学生处就业办需要查阅毕业生档案的，经学生处就业办负责人签字批准后方可查阅。

第七章档案转递

第三十一条学生毕业后，学校档案馆应按机要件的交送规定，将毕业生档案及时寄送到毕业生就业通知书上的就业部门（或单位）。

第三十二条本科毕业生考取外校研究生，学生处及各院系应及时通知档案馆人事档案部将档案转至录取院校。

第三十三条在职攻读研究生在校期间形成的学位档案材料在其毕业后由学校档案馆统一寄往其入学前档案保管单位，档案邮寄地址由所在学院或学生本人提供；非在职研究生毕业前以本科毕业生名义提前就业，在学院和学生处、研究生部办理审批手续后，按本科就业通知书中的就业单位，将本科毕业前形成的档案寄往该单位，待研究生毕业后再将余下档案寄往该单位。

第三十四条严格执行学生档案转递制度，避免产生“无头档案”，转递学生档案时应遵守下列规定：

（一）学生档案应通过机要投递、邮政专业特快投递或派专人送取，不能通过无机要资质的快递公司邮寄，不得由学生本人自带；

（二）转出的档案必须完整、齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出；

（三）转出的学生档案必须按“干部档案转递通知单”的项目详细填写，严密包封；

（四）收到档案的单位，须核对无误后，应在回执上签名盖章立即寄回，逾期一月未退回者，转出单位应写信催问，以防丢失。

第八章考核、奖励与处罚

第三十五条档案馆应建立检查、考核和评估制度，明确岗位职责。对表现突出的人员给予表彰奖励。

第三十六条对于利用学生档案材料营私舞弊的，应视其情节轻重，予以严肃处理；对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。

第九章附则

第三十七条本办法适用于学校在校本（专）、研学生档案管理，成人等学历教育的学生档案管理可参照本办法执行。

第三十八条本办法由档案馆负责解释。

第三十九条本办法自发布之日起试行。