长春理工大学档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为了进一步加强我校档案管理工作，有效的保护和利用档案，为学校建设和发展服务，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》、《吉林省档案管理工作条例》等法律法规，结合我校档案工作实际情况，制定本办法。
第二条 本办法所称长春理工大学档案是指我校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 高校档案工作是办好学校的重要基础工作，是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志，是维护学校历史真实面貌的重要事业。因此，必须加强对档案工作的领导和管理，把档案工作纳入学校整体发展规划。
第四条 高校档案工作应当遵循统一领导、集中管理、维护档案完整、准确与安全，便于社会利用和保守国家秘密的原则。
第二章 档案机构及其职责
第五条 长春理工大学档案工作由学校领导，省教育厅主管，同时接受省、市档案局的指导、监督与检查。
第六条 长春理工大学校长是学校档案管理第一责任人，学校档案工作在校长统一领导下进行，其主要职责是：
(一) 贯彻国家关于档案工作的法律法规，审批学校有关档案工作的规章制度，结合学校的实际，提出指导性的意见；
(二) 负责将档案工作纳入学校的整体发展规划，保障和促进学校的档案工作及档案信息化建设与学校其他工作同步发展；
(三) 主持全校性档案工作会议，研究决定学校档案工作发展中的重大问题和奖惩事宜；
(四) 根据档案工作发展的需要，落实档案机构、档案用房、人员编制、设施和经费，保障档案工作的正常开展。
（五）创造条件积极支持档案人员参加国内外档案学术交流活动。
第七条 学校成立档案工作委员会，由校长兼任主任，分管档案工作的校领导担任副主任，档案馆馆长具体负责对全校档案工作的监督、检查、指导与协调。
第八条 学校档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，对校属各单位的档案工作实行监督、检查和指导；又是集中统一、永久保管和提供利用本校各类档案的重要基地。
第九条 学校档案馆的基本任务：
(一) 贯彻执行国家有关档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作；
(二) 制定本校档案工作的规章制度，并负责落实和检查执行情况；
(三) 负责对我校各单位的档案工作进行监督和指导，切实履行档案行政管理职能；
(四) 负责对学校专兼职档案工作人员和有关业务人员进行档案业务培训；
(五) 负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管、开放和利用全校的各类档案和有关资料；
(六) 编制检索工具，组织编辑出版档案史料和参考资料，多形式、深层次地开发档案信息资源，逐步把档案馆建设成为档案的保管基地、爱国主义教育基地和服务学校与社会的信息中心；
(七) 开展国内外档案学术研究和交流活动；
(八) 参加学校信息化建设和国家档案资源的整合，开展多方面的协作，促进档案信息交流；
(九) 开展档案的宣传教育活动，发挥档案的文化教育功能；
(十) 围绕学校中心工作，完成上级部门和校领导交办的其他任务。
第十条 学校档案馆设馆长一名，根据需要可设副馆长一名。馆长、副馆长应具备以下条件：
（一）认真执行党的方针政策、热爱档案事业，具有高级以上专业技术职务任职经历；
（二）有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；
（三）学历在本科以上、年富力强，身体健康。
第十一条 学校各处（部）、院（系）等单位必须有一名负责人分工主管该部门的档案工作，并视需要配备若干名（专）兼职档案人员，负责本部门档案的收集、整理和归档工作。
第十二条 学校档案工作人员应认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，具备专业知识、现代化管理知识与技能，并具有大专以上文化程度和档案业务知识。
第十三条 高校档案工作人员及以档案工作为主的兼职人员属于档案工作技术人员，专业上与学校科研、教学人员同等对待。
第十四条 学校各级领导应为档案干部提高政治、业务素质和经济待遇创造条件，关心他们的思想、工作、生活。档案干部应保持相对稳定，一般不要轻易调离档案部门或档案工作岗位。
第十五条 各单位分管档案工作的领导职责：
(一) 组织本单位人员学习、宣传、贯彻档案法规，执行学校档案工作规章制度，把档案工作纳入本单位的议事日程，每季度或每学期研究一次档案工作。
(二) 加强与档案馆的联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，保证本单位归档材料的完整、准确、系统，案卷质量符合要求，归档及时。
(三) 制定本单位档案工作的管理制度，对本单位的专兼职档案员提出具体要求，并帮助他们解决工作中的实际困难。
第十六条 档案馆馆长岗位职责：
(一) 认真学习和贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规。
(二) 按照档案馆的职责范围，主持档案馆的全面工作。
(三) 负责拟订学校档案工作计划、规划，进行学期或年度的学校档案工作总结和本馆工作总结，拟制档案工作的各项规章制度、管理办法，并认真组织实施。
(四) 组织实施本馆档案工作的标准化、规范化、现代化管理；监督、指导校属各单位的档案业务工作。
(五) 对本馆人员进行合理分工，随时掌握工作情况，督促并要求其按计划完成任务。
(六) 规范内部管理，严格遵守各项规章制度；定期召开馆务会议，传达上级会议精神，讨论、布置、检查、总结工作。
(七) 抓好本馆人员的思想教育和作风建设，解决他们的实际困难，不断提高他们的政治素质、工作质量和工作效率。
(八) 组织本馆人员参加档案业务学习和学术研究活动，提高档案人员的业务素质；负责本馆人员的业务指导；组织专兼职档案员的业务培训。
(九) 抓好档案鉴定、编研和全宗管理工作，编制科学合理的全宗分类大纲和分类方案。
(十) 负责接待、处理来信来访和对外业务联系。
(十一) 定期向分管领导和档案工作委员会汇报工作并提出意见和建议。完成学校领导交办的其他工作任务。
第十七条 档案馆工作人员岗位职责：
(一) 认真执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规，遵守学校和档案馆的一切规章制度。
(二) 热爱本职工作，忠于职守，坚持原则，严守党的机密。
(三) 积极参加政治、业务学习及学会学术研究活动，刻苦钻研业务，不断提高政治素质、档案管理水平和工作能力。
(四) 负责分管档案材料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计、编目、检索、利用、编研及计算机管理。
(五) 指导校属各单位档案材料的收集、积累、分类、立卷、归档工作，并做好档案的接收工作，办好移交手续。
(六) 服从工作安排，完成本职工作及领导交办的其他工作任务。
第十八条 校属各单位专、兼职档案员岗位职责：
(一) 执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规，遵守学校档案工作的规章制度。
(二) 认真做好平时归档工作，根据本单位文件材料形成的特点和归档范围，合理分类存放。
(三) 负责本单位各类文件材料的收集、积累、保管、整理立卷、归档工作，保证归档材料的齐全、完整、准确，案卷质量符合要求。
(四) 主动接受档案馆的业务指导和监督检查，将应归档的材料按要求向档案馆移交归档。
(五) 努力钻研业务，积极参加档案馆组织的业务学习和有关活动，不断提高档案工作管理水平。
(六) 完成档案馆布置的工作任务。
第三章 档案管理
第十九条 学校应建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校管理档案水平。
第二十条 学校应对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：
（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。
（三）学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。
（五）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发[1987]6号）执行。
（六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）执行。
（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
（八）产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
（九）出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
（十一）财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号）执行。
（十二）声像类：主要包括声像载体材料。以音响、画面形象等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料等。
（十三）实物类：主要包括在办学历史过程中形成的文物及对学校和社会有珍藏价值的各种形式的实际物品。
以上十三类档案，归档范围按照国家教育部《普通高等学校档案归档范围及保管期限表》的规定办理，列入归档范围的档案，任何人不得拒绝归档或者据为己有。
第二十一条 归档时间：
(一) 各类档案（除财会类）文件材料，均在次年5月底前归档，其中：
1、教学类中，学生成绩、毕业生集体照片等，均按整理要求，在当年9月中旬前归档；
2、科研类中，研究课题由科研处审定把关并检查督促，在鉴定验收或结题后两个月内归档，暂不申报或中断、停止的研究课题在课题结束或中断、停止后两个月内归档；
3、产品类中，新产品在产品定型鉴定（或验收）后两个月内归档，因故中断的产品在中断后两个月内归档；
4、基建类中，基建项目在验收后两个月内归档。
5、设备类中，设备随机材料在开箱验收后当场归档。
(二) 财会类档案，管理性文件材料在次年5月底前归档，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，暂由财务部门保管一年，期满后的次年5月底前归档。
第二十二条 学校档案馆要对进馆档案进行分类、编号和排列。学校档案的分类方案，原则上按原国家教委发布的《高等学校档案实体分类法》执行，具体操作见《长春理工大学档案归档类目》。
第二十三条 学校对建设工程、科技研究、技术改造、重要设备（含更新）等项目的验收、鉴定时，有关职能部门或业务主管部门必须通知档案馆派人参加，并会同档案馆对应归档的文件材料加以审查，签署验收归档意见。
未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行项目竣工验收、鉴定和报奖。
第二十四条 学校实行文件材料形成部门、课题组立卷的制度。一般应在档案馆工作人员的指导下，由立卷人按归档范围收集齐全后，加以系统整理，编好件号和页号，打印卷内目录，填写好备考表，交本部门分管领导检查签字后向档案馆移交。
第二十五条 学校档案原则上由学校档案馆永久保存。在国家需要时，或学校档案馆所存部分档案列入国家档案馆接收范围时，应向国家档案馆提供所需档案的原件或复制件。
第二十六条 学校档案馆要积极进行档案信息化建设，加强档案现代化管理。
第二十七条 学校合并前的档案，应本着集中保管、方便利用的原则，经协商由合并后的学校档案馆统一保存，原有学校的有关部门在利用档案时，予以优先照顾，提供方便。
第二十八条 个人在非职务活动中形成的重要文件材料，学校档案馆可通过征集、代管等形式进行管理。档案馆要注意向国内外征集与本校有关的档案和资料，并鼓励法人、其他组织以及个人捐赠、寄存其所有的档案。
第二十九条 学校档案馆应当建立健全档案库房管理制度，档案库房建设应符合《档案馆建设设计规范》，采用现代先进技术设备，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。
第三十条 学校档案馆应对保管期限已满的档案进行鉴定。对已经失去保存价值的档案，应在征得有关部门同意，并造册报经学校领导批准后予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第三十一条 学校档案馆应指定专人负责各项统计工作，按照有关规定，向长春市档案局和省教育厅报送档案工作基本情况统计报表。
第四章 档案的利用和公布
第三十二条 学校档案馆应当按照国家规定，向学校和社会开放档案，并定期公布开放档案的目录。港澳台、外国组织或者个人利用学校已经开放的档案，应当经有关主管部门介绍。
第三十三条 学校档案馆保存的档案，主要供本校利用，如其他单位或个人需要查阅、摘录、复制重要档案时，应持单位介绍信或相关证明，经档案馆领导批准后办理；如需利用的档案涉及技术问题，须经技术主管部门负责人签字同意；如需利用的档案涉及重大问题或党和国家的机密，须经校领导批准。
第三十四条 法人、其他组织以及个人经有关部门同意，可按有关规定利用学校档案馆未开放的档案，并应当遵守国家保密规定，不得擅自抄录、复制档案或者泄露档案内容。
第三十五条 寄存在档案馆的档案，归寄存者所有。档案馆如需要向社会提供利用，应当征得寄存者的同意。
第三十六条 学校档案馆应当设立专门的阅览室，编制必要的检索工具，建立档案信息网络，为学校、公民、法人和其他组织提供服务。
第三十七条 学校档案馆提供利用重要、珍贵的档案，应当用复制件代替原件。档案复制件载有档案收藏组织法定代表人的签名或者印章标记的，与档案原件具有同等效力。
第三十八条 学校档案馆应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可按照有关规定合理收取费用。
社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，学校档案馆应无偿和优先提供。
第三十九条 向社会公布档案，可以通过报纸、刊物、图书等媒介，采取刊印、陈列、展览、宣读、播放等形式，也可编辑出版档案史料。
第四十条 学校档案馆保管的档案，由档案馆公布。必要时应当征得档案形成部门的同意，或者报请学校批准后公布。
第四十一条 向社会公布档案，应当遵守国家保密规定，不得损害国家、集体或者其他公民的利益。属下列情况之一者，不对外公布：
（一）涉及国家秘密的；
（二）涉及专利或者技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成单位规定限制利用的。
第四十二条 学校档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。
第四十三条 学校档案馆应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请校长批准。
第四十四条 学校档案馆应当采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。条件具备时可在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。
第五章 法律责任与奖惩
第四十五条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，由学校报请上级档案行政管理部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员，按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚；构成犯罪的，报请司法机关依法追究刑事责任。
第四十六条 有以下行为之一的，由学校档案馆责令限期改正，或报请学校处理；情节严重的，由学校报请地方档案行政管理部门对直接责任人给予处罚：
(一) 损毁、丢失属于国家所有的档案的；
(二) 擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；
(三) 涂改、伪造档案的；
(四) 擅自出售、赠送、交换档案的；
(五) 倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；
(六) 擅自泄露档案内容的；
(七) 拒不按照规定对档案实行统一管理的；
(八) 拒绝向档案馆移交应当归档的材料的；
(九) 拒绝接收应当归档的材料的；
(十) 明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
(十一) 档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。
第四十七条 有下列事迹之一的单位和个人，将由学校给予表彰与奖励：
(一) 对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的；
(二) 对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；
(三) 对档案学研究做出重要贡献的；
(四) 将重要的或者珍贵的档案捐献给学校档案馆的；
(五) 同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。
第四十八条 学校档案馆应每两年组织一次档案工作会议，对立卷工作成绩突出的单位和优秀的专兼职档案人员进行表彰和奖励。
第六章 附 则
第四十九条 本办法由学校档案馆负责解释。
第五十条 本办法自校长办公会通过之日起施行。